現在、多くの企業では社内でのコミュニケーションツールとして「社内SNS」などを導入し、メールやSNS、チャットなど社員の業務以外の負担が増えている。
もちろんこのSNS最終的な目的は業務改善や社内の雰囲気の改善・離職率の改善・売上げの向上などがある。
そのために企業では社内の活性化として「コミュニケーションを取ること」を推奨しているようだが、これは「コミュニケーションは多ければ多い方が良いという間違い」である。
実は「コミュニケーションは減らした方が良い」こともあるのである。これらはコミュニケーションを活性化させても、業務効率を落としてしまう可能生は否定できないからだ。
実際に私もSNSを導入している企業に居たことがあるが、その時には資料作成の事務作業などでこのSNSコミュニケーションツールのおかげで捗らなかった経験が多い。
画面にSNSのメッセージ通知が出る度に集中が切られてしまい、それまで考えていたことをもう一度考えないといけない二度手間になる。これは実体験として本当に厄介であった。
開発・技術職のシステムエンジニアやプログラマーや経理や法務などの事務職などは、業務内容が細かく集中力が必要な業務である。こういった職種では、ツールで自分の業務を妨害されると非常に効率が悪くなる。
特にプログラマーのように頭の中でプログラムを考えている時に「◯◯さんから連絡です」とパソコンの画面にポップアップの文字が浮かべば、そこで集中力が途切れてしまうのである。その時に閃いた論理式もそこでもう一度、白紙に戻されてしまうため業務効率は落ちる。
さらに、長時間の作業に集中していても「SNSメールなどメッセージが受信されていないかを確認する手間」が負担になる。このSNSの確認作業も頭の片隅に置かないといけないため、集中が必要な社員ほどSNSは負担になるのである。
またこういった事務職や技術職などは本来『コミュニケーションを取る仕事』ではない。接客業や営業職のようにコミュニケーションを得意としているわけでもないため、できれば交流は最小限にしたい人も多い。そういった人にとってもSNSは負担になる。
私の経験則では男性ほど一点に集中してしまう傾向があり、何か別の物によって自分の作業や業務を邪魔されることに慣れていない、不適用な印象を持っている。これは男女の生物的な差異もあるかもしれないが、男性ほどSNSが苦手な人も多いだろう。文章も気を遣わないと相手の解釈によっては無礼になるため色々と気を遣わないといけない。
このように、本来は社内のコミュニケーションの活性化で業務を改善しようとしている企業が、導入したSNSのせいで社員の負担が増してしまうと言う皮肉に陥っている。もちろん全ての企業ではないが、企業幹部が導入したSNSのせいで負担が増えたと感じている社員も多くいるだろう。
負担に感じるコミュニケーションはコミュニケーションではなく、強制である。
「何かを足すことで」ではなく「何か間引く」という発想で活性化するという方法もあるだろう。この発想で成功した企業製品にはヤクルトのミルミルという製品がある。砂糖を抜いて子供向けの飲料から大人向けの飲料にしたことでヒットした商品だ。
コミュニケーションも減らす方がむしろ社内が活性化する可能生もある。実際に学校のように50分作業+10分休憩の制度を採用している企業もあり、休みを積極的に入れることで社内の業務効率を上げようと考えている。
「コミュニケーションを活性化」というと情報の伝達量や頻度を増やすことに目が行きがちだが、「コミュニケーションは減らす」という方法で最終的な業務改善をする方が望ましいだろう。
